Veel organisaties die een gezellig kantoor willen, beginnen bij de inrichting. Een nieuwe zithoek, wat planten, een andere kleur op de muur. Het ziet er beter uit, terwijl het gebruik van het kantoor nauwelijks verandert. Dat komt omdat “gezellig” in veel gevallen geen interieurvraag is, maar een signaal. Medewerkers voelen dat er iets ontbreekt, maar kunnen vaak niet precies aangeven wat. In dit artikel ontdek je wat medewerkers eigenlijk bedoelen met een gezellig kantoor en waarom de oplossing vaak ergens anders ligt dan je denkt.
Waarom zeggen medewerkers dat het kantoor gezelliger moet worden?
Wanneer een office manager of HR-professional de opdracht krijgt om het kantoor gezelliger te maken, komt die vraag ergens vandaan. Medewerkers vermijden bepaalde ruimtes. Collega’s trekken zich terug op dezelfde paar plekken, terwijl een groot deel van het kantoor ongebruikt blijft. Mensen werken liever thuis dan op kantoor te zitten in een ruimte die niet uitnodigt.
“Het kantoor is niet gezellig” is dan wat overblijft als niemand precies kan benoemen wat er mis is. Vaak ligt de oorzaak ergens anders. Het klimaat is te koud. De akoestiek maakt open gesprekken onmogelijk. Er is geen plek om even bij te praten zonder iedereen te storen. Of simpelweg: het kantoor voelt als een plek om te werken, niet als een plek om met elkaar te zijn.
Wat bedoelen medewerkers eigenlijk met een gezellig kantoor?
Als je doorvraagt, blijkt “gezellig” vrijwel nooit te gaan over sfeerverlichting of een mooie plant in de hoek. Medewerkers bedoelen dat ze collega’s willen tegenkomen zonder dat daar een vergadering voor gepland hoeft te worden. Dat ze een plek hebben om rustig te werken als dat nodig is, maar ook een plek om samen iets door te nemen zonder dat ze iedereen storen. Ze willen het gevoel hebben dat het kantoor voor hen is ingericht, niet voor de presentatie aan bezoekers.
Een gezellig kantoor is daarom geen kantoor met de mooiste inrichting, maar een kantoor dat aansluit op hoe mensen hun werkdag daadwerkelijk invullen. Niet op hoe een plattegrond eruitziet op papier.
Waarom nieuwe meubels een ongezellig kantoor niet oplossen
Een klant belde ons met een duidelijke vraag: er moesten meer belplekken komen. Medewerkers klaagden dat ze nergens rustig konden bellen. Hoewel de oplossing simpel leek, zijn we eerst gaan kijken naar de ruimte zelf. Wat bleek? De bestaande belplekken werden nauwelijks gebruikt. Niet omdat er te weinig waren, maar omdat het klimaat in die hoek van het kantoor niet prettig was. Te warm, benauwd en slecht geventileerd. Niemand wilde er zitten.
Dit soort situaties komen vaker voor. Organisaties investeren in nieuwe meubels, een loungehoek of zelfs een complete verbouwing, terwijl de oorzaak van het probleem ergens anders ligt. Medewerkers vermijden een ruimte meestal niet vanwege de inrichting, maar omdat de functionaliteit, verlichting of het klimaat niet aansluiten op wat zij nodig hebben.
Wie een kantoor gezelliger wil maken, doet er daarom goed aan eerst te onderzoeken waarom bepaalde ruimtes niet worden gebruikt. Pas daarna wordt duidelijk welke oplossing echt nodig is.
Wat heeft een kantoor als clubhuis te maken met gezelligheid?
De manier waarop mensen werken is veranderd. Hybride werken is voor veel organisaties normaal geworden. Thuis is voor velen een prima plek om geconcentreerd te werken. Het kantoor moet daarom iets anders bieden, anders is er weinig reden om er naartoe te gaan.
Bij SVDH Design ontwerpen we vanuit die gedachte. Het kantoor als clubhuis: een plek waar mensen naartoe komen om elkaar te ontmoeten, samen te werken en iets te vinden wat thuis ontbreekt. Dat vraagt om een andere indeling dan rijen bureaus met een vergaderzaal aan het einde van de gang.
Activiteitgericht werken betekent dat de ruimte aansluit op wat mensen op kantoor komen doen. Overleggen, focussen, informeel bijpraten, presenteren. Niet iedereen heeft hetzelfde nodig. Een introvert die de ochtend gefocust wil werken heeft een andere plek nodig dan een salesteam dat dagelijks overlegt. Een goed kantoor biedt beide, zonder dat de een de ander in de weg zit.
Gezelligheid is dan geen gevoel dat je toevoegt met accessoires. Het ontstaat wanneer de ruimte werkt voor de mensen die er zijn.
Hoe ontdek je wat jouw medewerkers écht nodig hebben?
De grootste fout die organisaties maken bij een kantooraanpassing is dat ze beginnen met een oplossing. Bij SVDH Design werken we met een eigen kaartendeck waarmee we samen met teams in kaart brengen wat er op de werkplek echt toe doet. Wat heb je nodig om goed te kunnen focussen? Waar wil je je collega’s ontmoeten? Wat mist er nu?
Dat gesprek voeren we niet alleen met de office manager of de directeur. Juist de mensen die dagelijks in de ruimte werken weten wat er niet klopt. De ICT-afdeling heeft andere wensen dan HR. Facility management denkt anders dan de receptie. Die belangen brengen we samen voordat we één lijn op papier zetten.
Het resultaat is een testfit die aansluit op het werkelijke gebruik, niet op een aanname.
Benieuwd wat jouw medewerkers bedoelen met een gezellig kantoor?
SVDH Design onderzoekt hoe mensen een ruimte gebruiken en vertaalt dat naar een werkomgeving die uitnodigt tot ontmoeten, samenwerken en focussen. Van eerste gesprek tot volledige projectinrichting, vloer tot plafond.
